KI-Wissensdatenbank
für Unternehmen
Mit der IOWIS Plattform machen Sie interne Dokumente und Wissensquellen für die Arbeit mit KI zugänglich. Mitarbeitende stellen Fragen in natürlicher Sprache und erhalten Antworten auf Grundlage ausgewählter Unternehmensinhalte.
Wissensbereiche lassen sich verschiedenen Teams, Aufgaben und Assistenten zuordnen. Beim vollständig lokalen Betrieb laufen Sprachmodelle und zentrale Verarbeitungsprozesse auf abgestimmter Hardware in Ihrer Infrastruktur. IOWIS stellt Plattform und Hardware bereit und begleitet die technische Einführung.
Unternehmenswissen ist vorhanden
aber oft schwer auffindbar
In den meisten Unternehmen sind Richtlinien, technische Dokumentationen, Prozessbeschreibungen, Projektunterlagen und interne Anleitungen bereits vorhanden.
Die Herausforderung besteht darin, die richtige Information im entscheidenden Moment zu finden. Inhalte liegen in unterschiedlichen Ablagen, Fachsystemen und Dokumenten. Mitarbeitende müssen wissen, wo sie suchen, welche Begriffe verwendet wurden und welches Dokument ihre konkrete Frage beantwortet.
Klassische Suchfunktionen liefern häufig Dateien oder einzelne Treffer. Die benötigte Antwort muss anschließend weiterhin aus den gefundenen Unterlagen herausgearbeitet werden. Bei wiederkehrenden Fragen werden deshalb oft dieselben Personen angesprochen oder dieselben Dokumente erneut durchsucht.
Eine KI-Wissensdatenbank schafft einen zusätzlichen Zugang zu diesen Informationen. Mitarbeitende stellen konkrete Fragen und erhalten eine aufbereitete Antwort auf Grundlage der eingebundenen Unternehmensinhalte.
Wie eine KI-Wissensdatenbank arbeitet
Eine klassische Dateiablage speichert und strukturiert Dokumente. Eine KI-Wissensdatenbank hilft zusätzlich dabei, passende Informationen innerhalb dieser Dokumente zu finden und für eine konkrete Frage aufzubereiten.
Die Unternehmensdokumente werden dabei nicht zu einem festen Bestandteil des Sprachmodells.
Stattdessen sucht die Plattform bei einer Anfrage nach passenden Stellen in den angebundenen Wissensquellen. Diese ausgewählten Inhalte werden dem Sprachmodell zusammen mit der Frage zur Verfügung gestellt. Das Modell formuliert daraus eine verständliche Antwort.
Dieses Verfahren wird als Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, bezeichnet. Es verbindet die Suche nach relevanten Unternehmensinformationen mit der Fähigkeit eines Sprachmodells, diese Informationen zusammenzufassen und auf eine konkrete Frage zu beziehen.
Die Antwort weist die verwendeten Quellen aus. Mitarbeitende können dadurch nachvollziehen, auf welchen Dokumenten die Aussage beruht, und die ursprünglichen Inhalte bei Bedarf prüfen.
Wissensbestände lassen sich aktualisieren, indem Dokumente ergänzt, ersetzt oder entfernt werden. Ein erneutes Training des Sprachmodells ist dafür nicht erforderlich.
Assistenten können außerdem so eingerichtet werden, dass sie interne Wissensfragen ausschließlich auf Grundlage der angebundenen Quellen beantworten. Fehlt dort eine belastbare Information, wird keine inhaltliche Antwort ausgegeben.
Auch ohne die IOWIS Plattform unterstützen wir Sie beim Aufbau einer Wissensbasis oder bei der Verbesserung eines vorhandenen RAG-Systems. Mehr zu unserer Unterstützung bei Unternehmenswissen und RAG.
Dokumente und bestehende Wissensquellen einbinden
Dokumente können direkt in der IOWIS Plattform hochgeladen, analysiert und für einzelne Aufgaben verwendet werden. Für dauerhaft benötigte Inhalte stehen Wissensdatenbanken zur Verfügung.
Darin lassen sich beispielsweise bündeln:
- Richtlinien, Verfahrens- und Prozessbeschreibungen,
- technische Dokumentationen und Handbücher,
- Produkt- und Serviceunterlagen,
- Schulungs- und Onboardingmaterialien,
- Projekt- und Qualitätsdokumentationen,
- organisatorische und personelle Unterlagen.
Abhängig vom gewählten Paket und der technischen Anbindung können auch vorhandene Quellen einbezogen werden. Dazu gehören Dateiablagen, SharePoint, FTP-Verzeichnisse, interne Fachsysteme, Websites und weitere Systeme mit geeigneten Schnittstellen.
Bestehende Ablagen oder Fachanwendungen müssen dafür nicht grundsätzlich ersetzt werden. Welche Inhalte direkt in der Plattform verwaltet und welche aus vorhandenen Systemen angebunden werden, richtet sich nach dem jeweiligen Einsatz.
Wissensbereiche und Zugriffe passend organisieren
Nicht jedes Dokument ist für jeden Mitarbeiter oder jeden KI-Assistenten bestimmt. Deshalb lassen sich in der IOWIS Plattform getrennte Wissensbereiche für Teams, Fachgebiete und Aufgaben anlegen.
Ein Assistent für technische Fragen kann beispielsweise mit anderen Unterlagen verbunden werden als ein Assistent für interne Richtlinien oder Personalthemen.
Administratoren legen fest:
- welche Nutzer und Gruppen eine Wissensdatenbank verwenden dürfen,
- welche Wissensbereiche einem Assistenten zur Verfügung stehen,
- wer Assistenten verwenden oder verwalten darf,
- welche Datenquellen und Arbeitsbereiche zugänglich sind.
Bei einer Anfrage werden die Berechtigungen des Nutzers und die Konfiguration des verwendeten Assistenten berücksichtigt. Ein Sprachmodell erhält damit nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Inhalte der Plattform.
Über Single Sign-on und LDAP kann die Benutzer- und Gruppenverwaltung an vorhandene Strukturen angebunden werden. Wie Berechtigungen aus einem externen Fachsystem oder einer Dateiablage übernommen werden, hängt von der jeweiligen Integration ab.
Wissensmanagement mit KI
im Unternehmensalltag
Zusätzlich zum Speichern von Dokumenten erleichtert die Wissensdatenbank den Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen.
Mitarbeitende können eine KI-Wissensdatenbank beispielsweise nutzen, um:
- wiederkehrende interne Fragen selbstständig zu klären,
- Informationen aus mehreren Dokumenten zusammenzuführen,
- zuständige Stellen, Vorgaben oder nächste Arbeitsschritte zu ermitteln,
- dokumentierte Lösungswege für ähnliche Fälle wiederzufinden,
- sich in neue Aufgaben und Themenbereiche einzuarbeiten,
- auch mobil oder standortübergreifend auf internes Wissen zuzugreifen,
- spezialisierte Assistenten für einzelne Abteilungen oder Aufgaben zu verwenden.
Die Wissensdatenbank ist Teil der IOWIS Plattform. In derselben Umgebung können Mitarbeitende unter anderem Texte erstellen und überarbeiten, Dokumente analysieren, Informationen aufbereiten sowie mit spezialisierten Assistenten und Agenten arbeiten.
Unternehmenswissen lokal mit KI verarbeiten
Beim vollständig lokalen Betrieb wird die IOWIS Plattform auf abgestimmter Hardware in der Infrastruktur Ihres Unternehmens betrieben. Dort laufen auch die eingesetzten Sprachmodelle und die zentralen KI-Verarbeitungsprozesse.
Unternehmensinhalte werden nicht zur Verarbeitung an externe KI- oder Modellanbieter übertragen. Auch die Suche in den Wissensbeständen und die Erzeugung der Antwort erfolgen innerhalb Ihrer Infrastruktur.
Verbindungen nach außen werden nur für Funktionen eingerichtet, die sie tatsächlich benötigen. Das kann beispielsweise eine bewusst angebundene Datenquelle, eine Websuche oder ein weiteres Unternehmenssystem sein.
Wie beatmet24 internes Wissen für Pflegekräfte zugänglich macht
Foto: beatmet24 GmbH
Der ambulante Fachpflegedienst beatmet24 nutzt die lokale KI-Plattform von IOWIS, um rund 300 Pflegekräfte sowie Büro und Verwaltung bei wiederkehrenden internen Fragen zu unterstützen.
Viele Pflegekräfte arbeiten mobil und können nicht jederzeit auf Unterlagen im Büro oder die zuständigen Ansprechpersonen zugreifen. Die benötigten Informationen waren häufig bereits dokumentiert, mussten aber immer wieder manuell herausgesucht oder persönlich weitergegeben werden.
Pflegekräfte erreichen die Plattform über Microsoft Teams. Die eigentliche KI- und Wissensverarbeitung findet auf der lokalen Infrastruktur bei beatmet24 statt. Büro und Verwaltung nutzen zusätzlich die zentrale Oberfläche der IOWIS Plattform.
Zu den eingebundenen Inhalten gehören organisatorische Unterlagen, technische Hilfestellungen, Dokumentationen zur Pflegesoftware MEDIFOX und sensible HR-Dokumente. Ein granulares Rechtekonzept sorgt dafür, dass Mitarbeitende nur die für sie vorgesehenen Informationen abfragen können.
Für interne Wissensfragen kommt ein strikt quellengebundener RAG-Ansatz zum Einsatz. Fehlt in den maßgeblichen Dokumenten eine belastbare Grundlage, gibt das System keine inhaltliche Antwort aus.
Machen Sie Unternehmenswissen
mit KI zugänglich
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Dokumente und Wissensquellen in der IOWIS Plattform verwendet werden können. Dabei betrachten wir Ihren vorgesehenen Anwendungsfall, vorhandene Datenquellen, benötigte Zugriffe, die lokale technische Umgebung und die passende Plattformkonfiguration.
Häufige Fragen zu KI-Wissensdatenbanken
Werden Dokumente und Eingaben zum Training der KI verwendet?
Nein. Dokumente aus Wissensdatenbanken, Nutzereingaben und erzeugte Antworten werden nicht zum Training oder Fine-Tuning der eingesetzten Sprachmodelle verwendet.
Dokumente werden stattdessen für die Wissenssuche verarbeitet und indexiert. Bei einer Anfrage ermittelt die Plattform passende Inhalte aus den freigegebenen Wissensbeständen und stellt sie dem Sprachmodell für die jeweilige Antwort zur Verfügung.
Wie aktuell bleibt die Wissensdatenbank, wenn sich Dokumente ändern?
Neue oder geänderte Dokumente werden automatisch verarbeitet und indexiert. Bei angebundenen Datenquellen werden Änderungen regelmäßig synchronisiert. Wie die Synchronisierung erfolgt und in welchem Rhythmus sie stattfindet, richtet sich nach der jeweiligen Integration.
Administratoren können eine Synchronisierung bei Bedarf auch manuell anstoßen.
Wird ein Dokument gelöscht, werden auch die daraus erzeugten Chunks, Embeddings und Einträge in der Vektordatenbank entfernt.
Werden bestehende Berechtigungen aus angebundenen Systemen übernommen?
Wenn ein angebundenes System entsprechende Berechtigungsinformationen bereitstellt, können bestehende Nutzer-, Gruppen- und Zugriffsrechte zusammen mit den Inhalten übernommen und bei der Wissenssuche berücksichtigt werden.
Wie Berechtigungen ausgelesen und mit Änderungen im Quellsystem synchronisiert werden, richtet sich nach der jeweiligen Integration. Zusätzlich können Zugriffsrechte innerhalb der IOWIS Plattform über das eigene Rollen- und Berechtigungssystem verwaltet werden.